仮想オフィスを導入してみたら意外とよかった話。
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仮想オフィスを導入してみたら意外とよかった話。

[※この記事は2020年4月15日にアジャイルウェア公式サイトに掲載されたブログです。また、2020年11月より、アジャイルウェアでは仮想オフィスを「Remo」から、近づいたらマイクで話ができるというUIで、より立ち話的な会話ができる「oVice」に切り替えて運用中です。]

こんにちは、
来週でとうとう全従業員フル在宅勤務を始めて
丸々2ヶ月が経とうとしているアジャイルウェアの広報・光岡です。

はじめの頃は自宅で集中力が保てず
オフィスに行きたい病を患っていた私ですが、
さすがに在宅勤務にも慣れてきました。

仮想オフィスになってからは
自由参加のラジオ体操で全力を出しているおかげか、
心身ともに安定しています。


というわけで今回は
アジャイルウェアが最近始めた仮想オフィスについてご紹介!


Web会議システム「Remo」を使った仮想オフィス

アジャイルウェアで採用したのは
Remo」というカンファレンス式Web会議システム。

「Remo」「web会議」と検索して頂くと、
わかりやすい日本語の使ってみたブログやnoteが出てくるので
こちらでは詳細説明を省略しますが、

要は小部屋で仕切られたweb会議ツールです。

そもそもなぜ仮想オフィスを始めたかというと、

・前の会議終わったのかな?終わったとこでつかまえたいのに…
・誰と誰がなんのミーティングしてるの?
・今話しかけてもいいかな?集中して作業してたらどうしよう…(エンジニアあるある)
・ちょっと聞きたいことあるだけなのに、わざわざzoomを立ち上げて声かけるのめんどくさ!

という、
リモートワークで生じるモヤモヤを解消したい……!!!!
そんな目的がありました。

そして、

①いつ誰がどこで会議しているかが一目でわかる

仮想オフィス②



②稼働中・離席中・集中タイムが設定できる

仮想オフィス③

▶緑は話しかけてOK
▶グレーは離席中
▶赤は集中タイム(話しかけないで)


③気軽にweb会議が始められる

仮想オフィス④

▶「Knock the door」or「Get 人物名」で話しかけたい人はいつでも召喚可

この3点をクリアできるのが、「Remo」だったのです。


なんと仮想オフィス設定後はフル在宅勤務前のテキスト量に!

こちらの表を御覧ください。(どやぁ!)
(↑調べたのはプロジェクトマネージャー)
(↑グラフを作ったのはデザイナー)

Slack(ビジネス用チャットツール)の平均書き込み数です。

Slack比較グラフ_導入後

2月25日以降の全員フル在宅勤務開始後、
社内テキストの書き込み数が3割ほど増えましたが、

Remoを試験導入したところ、約25%減り、
ほぼ在宅勤務開始前までの数値に戻りました。

なにが言いたいかと言うと、仮想オフィスを始めてから、

めっちゃ話しかけやすくなった。

相手の状況がわからないと、話しかけて良いかわからず、

気を使ってテキストベースで聞く

相手もテキストベースで返す

細かいニュアンスを伝えるために文章がどんどん長く…

(あれ?これ直接話したら1分で終わったくない?)
なんてことになりがち。

Remoだと、ミーティングや作業が終わればメンバーが部屋から出るので、終了時が一目瞭然。

そう、捕まえにくいCEOやマネージャーを打ち合わせが終わったと同時に

「ちょっといいですか?」

と、声掛けができるんです。

ちなみにアジャイルウェアのマーケティングチーム K氏は、
チーター並の早さでCEOのスキマ時間を狙っていきます。

チーター

※画像はイメージです。


思わぬ産物「ラジオ体操」

今でもよく覚えています、
プロジェクトマネージャーH氏が夕方5時頃になんの前触れもなく、

「腰が痛くなってきたので今からラジオ体操します!」

と、オンラインラジオ体操を急に始めたあの日を……(本当に何事かと)。

初回は(驚きと戸惑い)急過ぎて参加できなかった私ですが、
今ではすっかりプロジェクトマネージャー達の
きまぐれラジオ体操(しかも第2までガッツリ)の常連に。

仮想オフィスだと集合もかけやすく、
大部屋にみんなのアイコンが集まってくるのが目で見えるので、
なんとなく参加しやすい雰囲気のこのラジオ体操、

オフィス勤務でもなかなか味わえなかった謎の一体感が感じられ、
在宅勤務の孤独感もちょっと緩和されました。

運動不足解消に関しても、想像以上に効果的で、

「あれ?ラジオ体操ってこんなハードだったっけ?」

と思うほど。
ラジオ体操って全力でやるとがっつり息切れするし、汗もかくんですね。

アラサーになるまで知りませんでした←


これから導入予定のツール - Snap Camera

「メラビアンの法則」によると、
コミュニケーションのうち言語が占める割合はわずか7%、
聴覚・視覚情報が9割以上を占めるそうです。

うんうん、身振りや表情で伝わる情報もあるし大事だよね。

ん?在宅ワーク中にWebカメラON?

断る。

いや、ほんと、
アラサーのスッピン披露の精神的ダメージを舐めないで頂きたい。

かといって家から出ないのにメイクなんて、
みかんの筋を全部キレイに取るぐらい面倒くさい。

・部屋着
・趣味全開のお部屋
・自分の顔がアップで映し出される抵抗感

などなど、人によって理由は様々ですが、
社内でWeb会議を行っても音声のみの参加者がほとんどです。

でもやっぱり視覚からの情報もあったほうが話がスムーズなのも確か。

なので、アジャイルウェアでは顔出しのハードルを少しでも下げようと、近々Webカメラにエフェクトをかけられる
Snap Cameraを試験的に導入予定です。

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(Snap CameraのエフェクトをかけるCEO↑)


まとめ

アジャイルウェアの実際のオフィスは、

大阪では同じビルの4階と8階、
東京に目黒オフィス※と、
(※2021年1月現在東京オフィスは目黒から五反田へ移転しています)

物理的な距離があったんですが、
以前も紹介したzoom飲み会や仮想オフィスを開始してから、
その距離感がグッと縮まった気がします。

在宅勤務終わっても続けるのもありかも?

というわけで、結論としては

★仮想オフィスにしてから実際のオフィス並に話しかけやすくなったよ!
★テキストコミュニケーションが減って業務効率が上がったよ!
★ラジオ体操は偉大!

現場からは以上です。


アジャイルウェア広報
光岡

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